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Internes Kontrollsystem IKS

Ausgangslage - Ursprung des IKS

Nach dem Enron-Fall in den USA wurde die Forderung nach internen Kontrollmechanismen um Bilanzfälschung respektive Fehlaussagen in der Jahresrechnung zu verhindern gefordert. Die USA begegnen dies mit ihrem Sysem den SOX (Sarbanes Oxley Act). In der Schweiz wurde als Pendant das IKS (Internes Kontrollsystem) eingeführt. Die Notwendigkeit eines solchen Systems ist im Schweizer Obligationenrecht OR geregelt. Ob ein Betrieb verpflichtet ist ein IKS zu führen hängt von seiner wirtschaftlichen Grösse ab. Dabei wird auf die Bilanzsumme, den Umsatz und die Anzahl Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abgestützt. Wer in der Pflicht steht, eine ordentliche Revision durchzuführen ist verpflichtet ein IKS einzuführen. Die Existenz eines IKS muss von der Revisionsstelle testiert werden.

IKS in der Praxis (pragmatisch - wirksam - gelebt)
Bei der Einführung eines IKS gehen wir vom unternehmerischen Betrachtungswinkel an das Projekt heran. Aus unserer Sicht sollte darauf geachtet werden, dass ein eingeführtes IKS in erster Linie einmal mit einem möglichst vernünftigen Verwaltungsaufwand betrieben werden kann. Des Weiteren sollte, wenn schon ein Aufwand für ein IKS betrieben werden muss, das IKS ein wirksames System sein. Korrekt eingeführt kann das IKS tatsächlich helfen Fehler und Veruntreuung von Geldern zu verhindern (eine Generalsicherheit gibt zwar auch ein IKS nicht, aber es kann das Risiko erheblich reduzieren). Auch sollte es sich an den tatsächlichen Risiken hinsichtlich einer Falschaussage in der Jahresrechnung orientieren, damit es seine Wirksamkeit entfalten kann. Bei der Umsetzung gilt es zu beachten, dass es Ihre Kader und Mitarbeitenden sind, die täglich mit den Kontrollen leben müssen. Einen pragmatischen, in die Prozesse eingebundenen Ablauf der Kontrollen hilft, Ihr Personal nicht zu demotivieren. Frei nach dem Motto: Soviel Kontrolle wie nötig mit sowenig Aufwand wie möglich.
IKS für KMU
Viele Betriebe in der Schweiz sind in ihrer Betriebsgrösse unterhalb der Grenze zu einer ordentichen Revision. Das sind sämtliche Betriebe die eine so genannte eingeschränkte Revision durchführen lassen oder die von der Revisionspflicht befreit sind - so genanntes opting out. Diese Betrieb führen in der Regel heute auch kein IKS, da sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind. Von gesetzes Wegen sind kleine Betriebe nicht vorgesehen, da der wirtschaftliche Schaden für eine ganze Region oder Volkswirtschaft gering ist. Für den Unternehmer sind diese jedoch im Ereignissfall in der Regel alles andere als Gering. Es gilt das Vermögen der Unternehmung, unabhängig von dessen Grösse, zu schützen. Daher gibt auch für kleine Unternehmen gute Gründe, sich mit dem Thema IKS zu befassen.

IKS - ein paar gute Gründe
Auch kleine Betriebe sind Risiken bezüglich Fehler in der Buchhaltung und Veruntreuung von Geldern / Vermögenswerten ausgesetzt. Auch kleine Betriebe bewältigen heute komplexe Herausforderungen. Dies erhöht von Natur aus die Fehlerquellen. Fehler kosten oftmals Geld, immer aber Zeit für die Korrektur. Daher ist es wichtig, Ankerpunkte zu setzen um Fehler durch Selbstkontrollen zu vermeiden. Zudem kann die überschaubare Grösse eine geradezu trügerische Sicherheit verleihen. Man kennt sich und man vertraut sich. Und hier ist der Kern begraben. Dort wo vertraut wird, werden oft die Kontrollen vernachlässigt. Dies eröffnet grundsätzlich Möglichkeiten für eine wirtschaftliche Schädigung (willentlich oder versehentlich) der Unternehmung. Der Volksmund sagt nicht von ungefähr: "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser".

Es nun aber keineswegs darum, niemanden mehr zu vertrauen und alles zu kontrollieren. Vielmehr geht es darum, die vorhandene Vertrauenskultur zu erhalten und diese durch ein paar sinnvolle Kontrollen zu unterstützen. Einerseits fördern Kontrollen Fehler zu Tage, die sofort bereinigt werden können. Dies spart Zeit da der Sachverhalt in der Regel noch im Bewusstsein ist und Fehler so schneller behoben sind. Und Andererseits wird durch Kontrollen ein Bewusstsein etabliert, dass Kontrollen durchgeführt und ein erhöhtes Risiko besteht, bei einer Veruntreuung erwischt zu werden.

IKS - pragmatisch, praktisch und nützlich
Ein IKS im KMU, richtig aufgesetzt, kann einerseits den Verwaltungsaufwand (für die Beseitigung von Fehlern) senken und gleichzeitig die Qualität Ihres Finanzwesens erhöhen. Zudem wirkt es vorbeugend gegen Verluste in Folge von Fehlern (Bspw. das Vergessen einer Rückstellung kann zu höheren Steuern führen) und Wirtschaftskriminalität.